1. Choisir sa serrure RFID
La serrure ne nécessite aucun câblage jusqu'à la réception. L'administration des serrures se fait depuis la réception grâce au logiciel de gestion fourni avec l'encodeur USB.
Pour l'installation sur une porte avec serrure existante, il est recommandé de choisir un modèle pouvant remplacer vos garnitures existantes en minimisant les trous de fixation pour cela le modèle XS300 sera la serrure conseillée.
Si il s'agit d'une installation sur porte neuve non pré percée, il sera possible d'installer la serrure XS100, un modèle moderne et facile à poser.
Et enfin pour une porte donnant sur l'extérieur, le modèle XS500 sera la serrure recommandée car celle-ci est étanche.
2. Paramétrage logiciel pour la création de chambres
Logiciel hôtellerie
Pour commencer la configuration de votre hôtel il faut renseigner le nom du bâtiment et le nombre d'étage. Par exemple pour le premier étage nous aurons les chambres 101 à 110 soit 10 chambres au total. Il est possible de créer plusieurs bâtiments et plusieurs étages.
3. Les pièces communes Il s'agit de pièces/entrées communes dans un hôtel. Seul les personnes ayant souscrits ou étant autorisées pour accéder à ces pièces auront accès.
Exemple: Une salle de sport, il sera possible d'activer l'ouverture de la chambre + l'accès à la salle de sport à un client sur une même carte.
4. Les groupes Il est possible de regrouper les chambres dans un groupe afin de faciliter la gestion de certaines taches. Exemple: Si il y a plusieurs équipes de nettoyage ou une par étage. Pour le premier étage, regroupement des chambres dans un groupe puis création d'une carte qui ouvre toutes les chambres du groupe après la sortie des clients.
5. Gestion base de données Si votre hôtel dispose de plusieurs PC à la réception, vous pouvez partager le dossier de base de données en réseau local.
6. Programmation des serrures Dans un premier temps il faut initialiser une serrure en créant une carte d'initialisation puis une carte de mise à l'heure.
A. Carte chambre Choisissez une chambre «standard» ou «Suite». Il est possible de définir le type de chambre (Créer des types comme chambre double...). Pour une chambre Suite il peut y avoir 5 serrures maximum: La porte principale et quatre sous-chambres (Les serrures devront être programmées une par une).
B. Porte d'accès Il y a 3 types d'accès: Porte simple, bâtiment et étage. Porte d'accès: Toutes les cartes générées pourront ouvrir la porte. Bâtiment : Toutes les cartes de ce bâtiment pourront ouvrir la porte. (Certains hôtels ont plusieurs bâtiments) Étage: Toutes les cartes pourront ouvrir la porte servant d'accès à l'étage.
Il est possible de générer une carte de blocage: cette carte spéciale permet de désactiver les cartes clients.
Programmer cartes clients et cartes utilisateurs (réceptionniste, maintenance...)
A. Cartes clients Choisir un numéro de chambre comme "101", entrer le "Nombre de nuits", "Nom de l'invité", "ID invité", si vous voulez l'accès à des portes communes. Mettre une carte RFID sur l'encodeur et cliquez sur "Encoder".
Un message vous indique la réussite de la programmation. Cette carte peut entrer dans la chambre 101 et dans les salles communes sélectionnées jusqu'à la date de sortie.
PS: si un client a perdu sa carte pour la chambre 101, il est possible de lui délivrer une nouvelle carte. Ne pas oublier de cliquer sur "Suspendre". Choisir la carte correspondante dans la liste noire, puis cliquer sur "encoder". La nouvelle carte client peut être utilisée et l'ancienne n'est plus fonctionnelle.
En cas de réservation de plusieurs chambres, exemple parents et enfant. Sélectionner les chambres une par une. Une carte client peut accéder à un maximum de 8 chambres.
B. Cartes utilisateurs
1. Carte MAITRE : Ouvre toutes les chambres.
2. Carte d'urgence : En cas d'incendie ou autres accidents d'urgence, présenter cette carte devant la serrure. Elle permet le passage continue jusqu'à la prochaine lecture de la carte d'urgence.
3. Carte entretien : Cette carte est toujours donnée à maintenance, vous pouvez choisir les heures et la durée. Ne peut ouvrir cette serrure que pour heures indiquées dans une période déterminée.
4. Carte bâtiment/ carte étage : Carte pouvant ouvrir les portes d'un même bâtiment ou d'un même étage.
5. Carte de groupe : Il s'agit de regrouper des chambres dans un groupe. La carté générée pourra ouvrir toutes les chambres du groupe.